Notre politique de confidentialité

9148-4253 Québec Inc., faisant affaire sous le nom Mandrake Groupe Conseil, et Mandrake Management Consultants Corporation (collectivement la « Société », « nous », « nos », « notre ») reconnaissent l’importance de protéger vos renseignements personnels. La présente politique explique comment la Société recueille, utilise, conserve et communique vos renseignements personnels.

La présente politique s’applique aux personnes utilisatrices et aux personnes clientes des sites web, des applications et des services de la Société, mais ne s’applique pas à ses employés et employées (actuels ou prospectifs) et à ses fournisseurs.

La Société ne cherche pas à recueillir de renseignements personnels sur des personnes qui ne sont pas situées au Canada. Si toutefois vous croyez que la Société le fait, veuillez nous en faire part.

En fournissant vos renseignements personnels à la Société après que vous ayez été informé de la présente politique, en application des lois applicables, vous consentez à la collecte, à l’utilisation, à la conservation et à la communication de vos renseignements personnels selon les modalités de la présente politique. Votre consentement peut également être implicite dans certains cas, selon vos attentes raisonnables.

La Société se réserve le droit de mettre à jour la présente politique à tout moment et ces modifications entreront en vigueur à la date indiquée dans la modification. Vous êtes priés de vérifier régulièrement si la présente politique a été modifiée. La Société considère que vous avez accepté les modifications à la présente politique si vous continuez de fournir des renseignements personnels à la Société après que vous avez été informés de l’entrée en vigueur des modifications.

Quelle est l’organisation qui recueille les renseignements personnels?

Vos renseignements personnels sont recueillis par la Société pour son propre compte.

Comment vos renseignements personnels sont-ils recueillis et de quels renseignements s’agit-il?

Vos renseignements personnels sont recueillis directement auprès de vous lorsque vous nous les fournissez à la Société. Dans ce cadre, nous recueillons notamment les renseignements personnels suivants : nom, prénom, adresse, adresse courriel, numéros de téléphone, communications avec la Société, biographie professionnelle, curriculums vitae.

Les types de renseignements personnels qui sont recueillis par la Société dépendent de plusieurs facteurs et du contexte. La Société ne recueille que les renseignements personnels qu’elle considère nécessaires pour la conduite de ses activités et pour la réalisation des fins déterminées.

La Société recueille des renseignements personnels que vous fournissez directement à la Société à partir de candidatures à un emploi ou sur d’autres formulaires, votre curriculum vitae, et par le biais d’entretiens téléphoniques ou en personne, ainsi que par courrier électronique.

Vos renseignements personnels sont également recueillis auprès de tiers de la manière suivante : la prestation de services liés à la carrière et à l’emploi par la Société pourrait exiger que nous recueillions des renseignements personnels vous concernant auprès de tiers, y compris, sans s’y limiter, d’anciens employeurs et d’autres références. Pour les personnes sélectionnées à être présentées à des employeurs potentiels, la Société pourrait vous demander un consentement écrit distinct à une vérification d’antécédents, incluant ce qui suit : antécédents criminels, enquêtes de crédit, antécédents professionnels, renseignements relatifs aux études, diplômes et titres professionnels. Dans certains cas, la Société pourrait vous demander de faire des tests psychométriques, avec votre consentement.

Vos renseignements personnels peuvent de plus être recueillis auprès de tiers, tel que spécifiquement permis par les lois applicables, le cas échéant. La Société pourrait également recueillir des renseignements personnels auprès de ses partenaires commerciaux ou d’autres tiers, à la condition que ces tiers confirment que vous les avez autorisés à communiquer ces renseignements à la Société ou que vous y consentez expressément. La Société peut aussi recueillir des renseignements personnels largement accessibles au public (par exemple LinkedIn) à des fins de recherche et pour des services de recrutement.

Les renseignements personnels sont recueillis pour quelles fins?

Nous recueillons vos renseignements personnels pour les fins suivantes :

• Fournir les services demandés ou des renseignements demandés par vous;
• Détecter et prévenir les fraudes;
• Vous aider dans votre recherche d’emploi, vous considérer pour un emploi potentiel dans le domaine de votre choix avec nos clients, et pour vous offrir d’autres services de carrière qui peuvent vous aider à poursuivre vos objectifs et ambitions professionnels et de carrière;
• Évaluer vos qualifications pour des postes spécifiques;
• Déterminer votre aptitude à occuper des postes chez les clients de la Société;
• Tel que requis ou permis par les lois applicables.

En plus des fins précitées, nous vous informerons d’autres fins pour lesquelles vos renseignements personnels sont recueillis au moment où avant qu’ils ne soient recueillis.

Si nous désirons utiliser vos renseignements personnels qui ont été recueillis à des fins qui ne vous ont pas été préalablement communiquées, nous vous demanderons alors votre consentement distinct avant de les utiliser, à moins que les lois applicables nous permettent de le faire sans votre consentement.

Est-il possible de refuser la collecte des renseignements personnels

Vous pouvez refuser la collecte de renseignements personnels vous concernant. Toutefois, le refus d’un tel consentement pourrait limiter notre capacité à vous offrir des services. Nous ne refuserons pas d’acquiescer à une demande de services de votre part si vous refusez un consentement pour des fins secondaires telles que pour du marketing. Les règles sont les mêmes si vous retirez votre consentement.

Recueillons-nous des renseignements personnels au sujet des personnes mineures?

La Société entend se conformer aux lois applicables concernant la vie privée des personnes mineures et les publicités les visant. La Société ne cherche pas à recueillir les renseignements personnels sur des personnes mineures de moins de 14 ans sans le consentement vérifié des titulaires de l’autorité parentale ou des tuteurs. Si toutefois vous croyez que la Société le fait, veuillez nous en faire part. Si jamais la Société désire recueillir des renseignements personnels au sujet de personnes mineures de moins de 14 ans, elle obtiendra alors un consentement directement auprès des titulaires de l’autorité parentale ou des tuteurs, selon les lois applicables.

Prendrons-nous des décisions fondées exclusivement sur un traitement automatisé de vos renseignements personnels?

Nous n’avons pas l’intention de prendre des décisions fondées exclusivement sur un traitement automatisé de vos renseignements personnels.

Qui a accès aux renseignements personnels au sein de l’entreprise et à l’extérieur de l’entreprise?

Seuls les membres du personnel de la Société qui sont autorisés et qui ont besoin d’avoir accès à vos renseignements personnels dans le cadre de leurs fonctions y ont accès.

Nous ne communiquerons des renseignements personnels vous concernant à des tiers que dans les cas suivants :

• Vous nous avez autorisés à communiquer les renseignements à un tiers à une fin précise;
• Aux clients de la Société, qui sont des employeurs pour lesquels vous avez postulé un emploi, étant entendu que ces tiers doivent respecter des modalités contractuelles strictes qui les obligent à maintenir la confidentialité de tous les renseignements;
• Les tiers agissant pour le compte de la Société à titre de mandataires ou de fournisseurs de services (incluant en particulier des fournisseurs de services informatiques, des hébergeurs, des spécialistes de la vérification d’antécédents et des fournisseurs de tests psychométriques), et les renseignements leur sont communiqués uniquement dans ce cadre, étant entendu que ces tiers doivent respecter des modalités contractuelles strictes qui les obligent à maintenir la confidentialité de tous les renseignements, à ne les utiliser que dans ce cadre et à ne pas conserver les renseignements à l’expiration du contrat;
• Si une personne agit en tant que votre représentant ou si nous croyons raisonnablement que la personne agit en vertu d’une autorisation appropriée (par exemple tuteur, titulaire de l’autorité parentale, etc.) ou encore s’il s’agit d’une personne qui détient un service de la Société conjointement avec vous;
• Pour satisfaire des exigences légales;
• Si nous sommes tenus de fournir des renseignements personnels en réponse à une ordonnance rendue en bonne et due forme par un tribunal, à une assignation à produire des documents, à une enquête des autorités, ou lorsque cela est exigé autrement par les lois applicables;
• Si jamais la Société vend son entreprise ou ses actifs, en tout ou en partie, ou encore fusionne, tel que requis par une telle transaction, ainsi que dans le cadre de la vérification diligente.
• Tel que requis ou permis par les lois applicables.

Quels sont les rôles et les responsabilités des membres de notre personnel qui ont accès aux renseignements personnels?

Nos employés et employées sont informés par la Société de leur obligation de préserver la confidentialité des renseignements personnels et nous les sensibilisons à l’importance de protéger le caractère confidentiel des renseignements personnels. Nos employés et employées ne peuvent utiliser les renseignements personnels que conformément aux modalités de la présente politique.

Quelles sont les mesures prises pour assurer la confidentialité et la sécurité des renseignements personnels?

Nous mettons en place des mesures de sécurité raisonnables de nature matérielle, administrative et technique pour protéger les renseignements personnels contre la perte ou le vol ainsi que contre la consultation, la communication, la copie, l’utilisation ou la modification non autorisées. La nature des mesures de sécurité varie en fonction du degré de sensibilité des renseignements personnels recueillis, de la quantité, de la répartition et du format des renseignements personnels ainsi que des méthodes de conservation. Au moment de la destruction des renseignements personnels, nous veillons à empêcher les personnes non autorisées d’y avoir accès.

Où sont conservés les renseignements personnels et est-il possible qu’ils soient communiqués à l’extérieur du Québec?

Selon la nature des renseignements personnels, ceux-ci peuvent être conservés aux bureaux de la Société, dans divers systèmes informatiques de la Société ou de nos fournisseurs de services ou dans les installations d’entreposage de la Société ou de nos fournisseurs de services.

Vos renseignements personnels peuvent être communiqués à l’extérieur du Québec (ailleurs au Canada), pour les fins décrites précédemment, ce qui peut inclure la collecte, l’utilisation, la communication ou la conservation.

Combien de temps conservons-nous vos renseignements personnels?

La Société conserve les renseignements personnels qu’elle recueille aussi longtemps que cela s’avère nécessaire pour la réalisation des fins déterminées, tant qu’il est raisonnable de le faire à des fins de service à la clientèle, à des fins juridiques ou à des fins commerciales, en particulier pendant la durée des services que la Société vous fournit. La durée de conservation dépend des fins déterminées et de la nature de ces renseignements. À l’expiration de cette période, les renseignements seront détruits, supprimés ou anonymisés.

Quels sont vos droits et comment pouvez-vous les exercer?

Vous avez les droits suivants, le tout dans les limites et selon les modalités des lois applicables : a) consulter vos renseignements personnels, b) rectifier vos renseignements personnels, c) retirer votre consentement en tout temps (le retrait du consentement nous lie à l’égard de l’utilisation des renseignements personnels fondée sur le consentement en cause, mais n’aura pas d’incidence sur l’utilisation fondée sur votre consentement avant son retrait), d) demander la suppression de vos renseignements personnels.

Sur votre demande écrite de votre part, la Société vous informera également des noms de clients ou d’organisations auxquels nous avons communiqué vos renseignements personnels.

Vous pouvez exercer les droits qui précèdent en tout temps en communiquant avec la personne responsable de la protection des renseignements personnels de la Société (voir ci-après).

La demande doit contenir suffisamment d’information pour que nous soyons capables de la traiter. Nous nous engageons à répondre aux demandes dans un délai raisonnable et, dans la mesure du possible, dans les trente (30) jours, comme prévu aux lois applicables. Toutefois, nous devrons d’abord vérifier l’identité de la personne faisant la demande.

La Société veillera à ce que vos renseignements personnels soient aussi exacts, complets et à jour que possible pour les fins auxquelles ils sont utilisés. Il est toutefois de votre responsabilité de vous assurer de mettre à jour vos renseignements personnels, tels que vos coordonnées, auprès de la Société.

Quel est le processus de traitement des plaintes relatives à la protection des renseignements personnels?

Vous pouvez porter plainte à la personne responsable de la protection des renseignements personnels de la Société (voir ci-après) si vous estimez que la Société ne se conforme pas à ses obligations en matière de protection des renseignements confidentiels. La Société accusera réception de votre plainte, pourra vous contacter pour obtenir des précisions, fera enquête sur la plainte de manière confidentielle, et vous fera part des conclusions de l’enquête. Si votre plainte est justifiée, la Société prendra les mesures appropriées pour corriger la situation. En cas d’insatisfaction de votre part de cette étude interne de votre plainte, vous pouvez vous adresser aux organismes qui ont compétence en matière de protection des renseignements personnels : Commissariat à la protection de la vie privée du Canada (au niveau fédéral), Commission d’accès à l’information du Québec.

Avec qui pouvez-vous communiquer pour toute question relative à vos renseignements personnels et qui est responsable de la protection des renseignements personnels de la Société?

La personne ayant la plus haute autorité à la Société a délégué le rôle de responsable de la protection des renseignements personnels au président et gardien de l’expérience Mandrake, dont les coordonnées sont les suivantes : nlebeau@mandrake.ca

Vous pouvez contacter la personne responsable de la protection des renseignements personnels de la Société pour exercer vos droits, pour poser des questions sur nos pratiques relatives aux renseignements personnels ou pour formuler une plainte relative à la protection des renseignements personnels.